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Was sind Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die durch den Betrieb deines Unternehmens verursacht werden. Sie dienen dazu, Einnahmen zu erzielen oder den Betrieb am Laufen zu halten. Sie mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn und damit auch die Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer, die du zahlen musst.
Zu den typischen Betriebsausgaben zählen:
- Miete für Büroräume
- Arbeitsmittel wie Computer oder Maschinen
- Telefon- und Internetkosten
- Reisekosten zu Kunden, Messen oder Fortbildungen
- Steuerberatung und Buchführung
- Beiträge zu Berufsverbänden
- Versicherungen für betriebliche Risiken
Nur Kosten, die betrieblich veranlasst sind, können geltend gemacht werden. Private Ausgaben dürfen nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Häufig übersehene Betriebsausgaben
Viele Unternehmer verschenken Steuervorteile, weil sie nicht alle abzugsfähigen Kosten kennen. Zu den häufig übersehenen Posten gehören:
- Fachliteratur und Online-Abonnements, beispielsweise branchenspezifische Zeitschriften oder digitale Tools
- Kosten für die eigene Website, Hosting und Domains
- Ausgaben für Online-Marketing, Werbung und Druckkosten für Visitenkarten oder Flyer
- Geschenke an Kunden, die bis zu 35 Euro pro Jahr und Empfänger als Betriebsausgabe absetzbar sind
- Berufstypische Arbeitskleidung wie Kittel, Schutzkleidung oder Handwerkerbekleidung
Checkliste für eine saubere Dokumentation
Damit das Finanzamt deine Betriebsausgaben anerkennt, solltest du folgende Punkte beachten:
- Für jede Ausgabe sollte ein Beleg vorliegen, entweder in Papierform oder digital
- Der geschäftliche Zweck sollte dokumentiert werden, zum Beispiel direkt auf dem Beleg oder in der Buchhaltung
- Betriebliche Ausgaben möglichst vom Geschäftskonto zahlen, um private und geschäftliche Zahlungen zu trennen
- Nutze Buchhaltungssoftware oder digitale Tools, um deine Ausgaben lückenlos zu erfassen und zu archivieren
- Private und betriebliche Kosten immer konsequent voneinander trennen
Beispiele aus der Praxis
Geschäftsessen mit Kunden
Wenn du ein Essen mit einem Kunden bezahlst, kannst du 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Auf dem Beleg sollte der Anlass des Essens und der Name des Gesprächspartners vermerkt sein.
Privat genutztes Auto
Wird ein Fahrzeug sowohl privat als auch betrieblich genutzt, musst du den betrieblichen Anteil nachweisen. Das kann über ein Fahrtenbuch oder über die Ein-Prozent-Regel erfolgen. Nur der betriebliche Anteil gilt als Betriebsausgabe.
Homeoffice-Arbeitszimmer
Wenn das Arbeitszimmer ausschließlich beruflich genutzt wird, kannst du die anteilige Miete, Nebenkosten und Einrichtungskosten absetzen. Voraussetzung ist eine klare Abgrenzung und eine ausschließliche betriebliche Nutzung.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Viele Fehler bei Betriebsausgaben führen dazu, dass das Finanzamt die Kosten nicht anerkennt oder es zu Nachzahlungen kommt. Die häufigsten Fehler sind:
Private Ausgaben werden als Betriebsausgaben abgesetzt. Kleidung, die auch privat getragen wird, ist ein typisches Beispiel und wird nicht anerkannt. Belege fehlen oder werden nicht aufbewahrt. Ohne Beleg ist ein Kostenabzug nicht möglich. Gemischt genutzte Ausgaben werden nicht aufgeteilt. Das gilt besonders für Auto, Telefon oder Internet. Ohne genaue Aufteilung kann der Betriebsausgabenabzug gestrichen oder gekürzt werden.
Steuerliche Wirkung von Betriebsausgaben
Jede ordnungsgemäß erfasste Betriebsausgabe mindert den steuerpflichtigen Gewinn. Das bedeutet:
- Weniger Einkommensteuer bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften
- Weniger Körperschaftsteuer bei Kapitalgesellschaften
- Geringere Gewerbesteuer, soweit der Freibetrag überschritten wird
Ein Beispiel: Bei einem Gewinn von 50.000 Euro und zusätzlichen Betriebsausgaben von 5.000 Euro sinkt der zu versteuernde Gewinn auf 45.000 Euro. Bei einem Einkommensteuersatz von 30 Prozent sparst du dadurch 1.500 Euro Steuer.
Fazit Betriebsausgaben clever nutzen
Betriebsausgaben sind ein effektives und legales Mittel, um die Steuerlast zu senken. Wer die Regeln kennt, alle zulässigen Kosten erfasst und die Belege ordentlich dokumentiert, kann spürbar Steuern sparen. Eine gute Buchführung und regelmäßige Abstimmung mit dem Steuerberater helfen dabei, das volle Potenzial auszuschöpfen.
