.svg)
Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen ist ein beliebtes und wirkungsvolles Instrument für Unternehmen, um Mitarbeiter steuerlich begünstigt zu motivieren. Sie ermöglicht es Arbeitgebern, Sachleistungen wie Gutscheine oder Geschenke steuerlich günstig zu gestalten und dabei die Abwicklung für alle Beteiligten zu vereinfachen. Gleichzeitig lassen sich dadurch Sozialabgaben vermeiden und die Lohnnebenkosten senken. Doch wie funktioniert diese Regelung genau? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Und wo liegen die typischen Stolperfallen? Der folgende Beitrag gibt einen umfassenden Überblick und zeigt, wie Unternehmen Sachzuwendungen optimal nutzen können.
Was sind Sachzuwendungen und warum sind sie steuerlich relevant
Sachzuwendungen sind alle Leistungen des Arbeitgebers, die dem Mitarbeiter in Form eines geldwerten Vorteils gewährt werden, ohne dass es sich dabei um eine Geldzahlung handelt. Sie dienen in der Regel dazu, den Mitarbeitern eine zusätzliche Wertschätzung zukommen zu lassen, ohne den Arbeitslohn zu erhöhen. Beispiele für solche Sachzuwendungen sind Gutscheine für bestimmte Geschäfte, Tankkarten, Sachgeschenke wie technische Geräte oder Bücher sowie Eintrittskarten für Veranstaltungen.
Steuerlich relevant werden diese Zuwendungen, weil sie einen geldwerten Vorteil darstellen, der grundsätzlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht unterliegt. Der Gesetzgeber hat jedoch Möglichkeiten geschaffen, bestimmte Sachzuwendungen bis zu festgelegten Beträgen steuerfrei oder steuerbegünstigt zu behandeln. Dies soll Unternehmen die Möglichkeit geben, Anreize zu schaffen, ohne dass daraus eine übermäßige steuerliche Belastung entsteht.
Die 50-Euro-Grenze für steuerfreie Sachzuwendungen
Eine zentrale Regelung betrifft die sogenannte 50-Euro-Grenze. Sachzuwendungen, deren Wert pro Monat und Mitarbeiter diese Grenze nicht überschreitet, sind steuerfrei. Sie unterliegen weder der Lohnsteuer noch den Sozialversicherungsbeiträgen, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Freigrenze gilt für Sachleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von Gehalt in Sachzuwendungen ist steuerlich nicht begünstigt und führt dazu, dass der geldwerte Vorteil wie regulärer Arbeitslohn versteuert werden muss.
Wichtig ist, dass der Betrag von 50 Euro nicht überschritten wird. Die Grenze ist strikt, und selbst eine geringfügige Überschreitung führt dazu, dass der gesamte Betrag steuerpflichtig wird. Eine anteilige Steuerfreiheit für den Teil bis 50 Euro ist nicht vorgesehen. Dies bedeutet für Unternehmen, dass sie bei der Planung und Umsetzung von Sachzuwendungen sehr sorgfältig vorgehen müssen, um die Vorteile der Steuerfreiheit nicht zu gefährden.
Welche Sachzuwendungen sind begünstigt und welche nicht
Begünstigt sind Zuwendungen, die eindeutig als Sachwert gelten und die Anforderungen des Einkommensteuergesetzes sowie des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Dazu zählen beispielsweise Gutscheine für bestimmte Waren oder Dienstleistungen, Tankkarten, Sachgeschenke oder zweckgebundene Prepaid-Karten, sofern diese nur in klar definierten Bereichen eingesetzt werden können.
Nicht begünstigt sind dagegen Geldleistungen oder sogenannte bargeldnahe Leistungen. Dazu gehören Gutscheine, die universell einlösbar sind, etwa bei Amazon oder anderen Plattformen, wo keine klare Zweckbindung besteht. Auch Auszahlungen in bar oder eine Gutschrift auf das Bankkonto des Mitarbeiters sind keine Sachzuwendungen im steuerlichen Sinn und daher nicht steuerfrei.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG – wann sie sinnvoll ist
Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Zuwendungen machen wollen, die den Freibetrag von 50 Euro überschreiten, oder wenn es sich um besondere Anlässe handelt, bietet das Einkommensteuergesetz mit § 37b EStG eine interessante Möglichkeit. Der Arbeitgeber kann die Sachzuwendung pauschal mit 30 Prozent Lohnsteuer versteuern. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Steuerlast trägt dabei der Arbeitgeber, der Mitarbeiter bleibt von einer zusätzlichen Belastung verschont. Die Pauschalversteuerung gilt insbesondere für Sachzuwendungen aus besonderem Anlass, wie zum Beispiel Jubiläen, Incentives, Preisausschreiben oder Kundenbindungsmaßnahmen.
Diese Regelung schafft nicht nur Klarheit für die Mitarbeiter, sondern erleichtert auch die Abwicklung für das Unternehmen. Die pauschal versteuerten Zuwendungen sind sozialversicherungsfrei und gelten als Betriebsausgaben. Sie bieten daher eine planbare und in vielen Fällen kostengünstige Möglichkeit, Mitarbeiter zu belohnen und gleichzeitig die Lohnnebenkosten im Griff zu behalten.
Voraussetzungen und Dokumentation
Die Pauschalversteuerung kann nur dann angewendet werden, wenn die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Gehaltsumwandlungen oder Ersatzleistungen für bereits vereinbarte Zahlungen sind ausgeschlossen. Ebenso müssen die Zuwendungen freiwillig erfolgen, also ohne rechtlichen Anspruch des Mitarbeiters.
Eine sorgfältige Dokumentation ist für die steuerliche Anerkennung unverzichtbar. Der Arbeitgeber sollte Art, Anlass und Wert der Zuwendung sowie die beteiligten Personen festhalten. Bei Gutscheinen oder Prepaid-Karten ist zusätzlich wichtig, dass der Verwendungszweck klar dokumentiert ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Fazit Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen
Die Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeiter steuerlich begünstigt zu belohnen und gleichzeitig die Lohnnebenkosten zu senken. Sie ist ein wirkungsvolles Instrument der Mitarbeiterbindung und kann mit überschaubarem Aufwand genutzt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die gesetzlichen Vorgaben genau eingehalten werden. Unternehmen sollten daher ihre Zuwendungen sorgfältig planen und dokumentieren, um die steuerlichen Vorteile in vollem Umfang nutzen zu können. Wer unsicher ist, kann sich durch einen Steuerberater begleiten lassen, um die optimale Gestaltung sicherzustellen.
