Steuerfreies Firmenrad: Vorteile, Gehaltsumwandlung & Steuern

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Nachhaltige Mobilität, Mitarbeitermotivation und gesundheitsbewusste Benefits gewinnen im Arbeitsalltag immer mehr an Bedeutung. Das Firmenrad – insbesondere Rennräder oder klassische Fahrräder ohne Motor, unter Umständen aber auch E-Bikes – stellt hier ein attraktives steuerfreies Incentive dar.

Doch wie sieht die steuerliche Behandlung genau aus? Wer trägt die Kosten? Und wie profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer konkret?

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In diesem Beitrag behandeln wir:

• die gesetzliche Grundlage der Steuerfreiheit,
  
• die Behandlung in der Einkommensteuer,
  
• praxisnahe Rechenbeispiele,
  
• Risiken und Gestaltungshinweise.
  
  

So kannst du als Unternehmer, Personalverantwortlicher oder Arbeitnehmer die Vorteile eines steuerfreien Firmenrads optimal einschätzen.

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Gesetzliche Grundlage für das Firmenfahrrad: § 3 Nr. 37 EStG

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Seit 2019 erlaubt § 3 Nr. 37 EStG die Steuerbefreiung für die Überlassung von Fahrrädern ohne Motor an Arbeitnehmer – allerdings nur dann, wenn das Fahrrad zusätzlich zum normalen Gehalt überlassen wird..

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Wichtige Punkte:

• Die Regelung gilt bis zum 31. Dezember 2030 (§ 52 Abs. 4 S. 12 EStG).
  
  
• Nur Fahrräder ohne Kraftfahrzeugcharakter: E-Bikes, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt fallen z. B. nicht unter die Steuerbefreiung.
  
  
• Das Fahrrad muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung schließt die Steuerfreiheit aus.
  
  

Einkommensteuer beim Dienstrad: Geldwerter Vorteil & Zusätzlichkeit

Grundsatz

Vorteile wie Sachzuwendungen gelten normalerweise als geldwerter Vorteil und sind lohnsteuerpflichtig (§ 8 Abs. 2 EStG).

Ausnahme: Überlassung eines Fahrrads zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ist steuerfrei - und zwar unabhängig vom Wert des Fahrrads.

Zusätzlichkeitsvoraussetzung

• Das Fahrrad darf nicht durch Gehaltskürzung oder -umwandlung finanziert werden.
  
• Vertragsbestandteile sollten klar regeln, dass es sich um eine zusätzliche Leistung handelt.

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💡 Tipp: Angemerkt sei hierbei, dass ein arbeitsvertraglich vereinbarter Lohnformenwechsel laut Bundesfinanzhof nicht begünstigungsschädlich ist (vgl. BFH-Urteil vom 01.08.2019, VI R 32/18, Rz. 22 ff.). Setzen Arbeitgeber und Arbeitnehmer den “ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” für künftige Lohnzahlungszeiträume arbeitsrechtlich wirksam herab, kann der Arbeitgeber diese Minderung durch verwendungsgebundene Zusatzleistungen steuerbegünstigt ausgleichen. Die steuerbegünstigten Zusatzleistungen werden sodann “zusätzlich” zum - nun in geminderter Höhe - erbrachten Arbeitslohn erbracht. Der BFH setzt sich damit über die bisherige Auffassung der Finanzverwaltung hinweg.

Wir von Callidus beraten dich hierzu gerne vollumfänglich.

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Zubehör & Ausstattung

• Fest eingebautes Zubehör fällt in der Regel unter die Steuerbefreiung. Dazu zählen neben Gepäckträgern, Klingeln und Schutzblechen unter anderem auch Schlösser und fest verbaute Navigationsgeräte.
  
  
• Externes Zubehör ist in der Regel nicht begünstigt und muss versteuert werden. Hierunter fallen etwa in Halterungen einsetzbare Geräte, wie mobile Navigationsgeräte, aber auch Fahrerausrüstung wie Helme und Bekleidung sowie andere Gegenstände, wie z. B. Fahrradanhänger, Satteltaschen und Fahrradkörbe.
  
  

Praxisnahe Rechenbeispiele: Kosten und Nutzen des Dienstrads

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In diesem Beispiel spart der Arbeitgeber knapp 6,50 € pro Monat und Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer profitiert hingegen netto von einem geldwerten Vorteil in Höhe von 104,13 € monatlich.

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Der Arbeitgeber trägt einen Mehraufwand von 104,13 € pro Monat. Der Arbeitnehmer profitiert in diesem Fall uneingeschränkt – ohne Gehaltsverlust. Es ergibt sich keine zusätzliche Steuerbelastung beim Arbeitnehmer, anders als etwa bei einem Dienstwagen.

Risiken, Grenzen & Gestaltungstipps für das steuerfreie Firmenfahrrad

Risiken und Stolperfallen

Gehaltsumwandlung statt Zusatzleistung:
Wird das Fahrrad nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen, sondern anstelle eines Gehaltsbestandteils („Gehaltsumwandlung“), entfällt die Steuerfreiheit vollständig.

Motorunterstützte E-Bikes:
Fahrräder mit Motorunterstützung über 25 km/h gelten steuerlich als Kraftfahrzeuge. In diesen Fällen kann die Steuerbefreiung nicht angewendet werden.

Zubehör und Ausstattung:
Zubehör, das nicht fest mit dem Fahrrad verbunden ist – etwa Helme, Fahrradtaschen oder Navigationsgeräte – kann steuerpflichtig sein.

Befristung der Steuerbefreiung:
Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG ist aktuell bis Ende 2030 befristet.

Gestaltungstipps für die Praxis

Klare Vertragsgestaltung:
Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung sollte eindeutig festgehalten werden, dass das Fahrrad zusätzlich zum regulären Gehalt überlassen wird.

Verzicht auf Gehaltskürzung:
Eine Gehaltsumwandlung führt zum Verlust der Steuerfreiheit. In bestimmten Fällen kann ein sogenannter Lohnformenwechsel eine Alternative darstellen.

Nachvollziehbare Dokumentation:
Interne Prozesse zur privaten Nutzung, zu Kosten und Wertabgaben sollten schriftlich dokumentiert werden, um im Prüfungsfall Transparenz zu gewährleisten.

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Fazit und Handlungsempfehlung

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Die steuerfreie Überlassung eines nicht motorisierten Fahrrads an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist grundsätzlich möglich, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Voraussetzung ist insbesondere, dass die Überlassung zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgt.

Eine sorgfältige vertragliche Gestaltung und Dokumentation sichern die Steuerfreiheit und ermöglichen zugleich eine wirtschaftlich attraktive Lösung für Unternehmen und Beschäftigte. Fehler bei der Gehaltsgestaltung oder bei der Nutzung motorunterstützter E-Bikes können dagegen zu unerwünschten steuerlichen Folgen führen.

Eine steuerlich durchdachte Umsetzung des Dienstrad-Modells bietet somit Chancen für Kostenersparnis, Mitarbeiterbindung und nachhaltige Mobilität.

Gerne beraten wir dich ausführlich zur Thematik rund ums Dienstrad und der bestmöglichen Umsetzung in deinem Unternehmen bzw. mit deinem Arbeitgeber. 

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FAQ: Häufige Fragen zur Firmenrad-Steuerfreiheit

Muss das Fahrrad im Arbeitsvertrag als zusätzlich zum Gehalt vereinbart werden?

Ja, nur so ist die Steuerfreiheit gewährleistet. Es besteht jedoch die Möglichkeit eines sog. Lohnformenwechsels.

Was versteht man unter einem Lohnformenwechsel?

Setzen Arbeitgeber und Arbeitnehmer den “ohnehin geschuldeten Arbeitslohn” für künftige Lohnzahlungszeiträume arbeitsrechtlich wirksam herab, kann der Arbeitgeber diese Minderung durch verwendungsgebundene Zusatzleistungen steuerbegünstigt ausgleichen. Die steuerbegünstigten Zusatzleistungen werden sodann “zusätzlich” zum - nun in geminderter Höhe - geschuldeten Arbeitslohn erbracht.

Gilt die Steuerfreiheit auch für E-Bikes?

Ja, sofern diese nicht als Kraftfahrzeug eingestuft werden.‍

Muss der Arbeitnehmer für die private Nutzung eine Leasingrate zahlen?

Nein, die Überlassung erfolgt unentgeltlich. Die Leasingrate wird vom Arbeitgeber gezahlt.

Wie lange gilt die Steuerbefreiung?

Bis einschließlich 31. Dezember 2030. Danach können gesetzliche Änderungen erfolgen.

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